Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, Công ty thường xuyên điều động nhân viên đi công tác ở các tỉnh /thành trong nước: Trong quá trình công tác có phát sinh việc di chuyển giữa các thôn, xã huyện bằng phương tiện thuê xe ôm, thuê đò… của cá nhân hành nghề (các cá nhân này không có hóa đơn theo quy định) và người đi công tác đã trực tiếp chi trả khoản này. Nhân viên đi công tác sẽ được hưởng phụ cấp lưu trú/1 ngày công tác (Mức phụ cấp chi tiết theo quy định công tác của Công ty) nhằm mục đích bù để trả đủ mức ăn, nước uống bình thường trong ngày. Vậy xin hỏi:
1/ Khoản thuê xe ôm: Công ty có lập bảng kê 01/TNDN theo Thông tư 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012, kèm lệnh đều động Công tác và chứng từ chi tiền cho người đi công tác. Vậy các chứng từ trên có hợp lệ cho việc sử dụng phương tiện là xe ôm, qua đò.. .trong quá trình công tác để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN chưa? Nếu chưa thì cần phải có thêm chứng từ gì?
2/ Phụ cấp công tác: trợ cấp cho người đi công tác được Công ty chi trả ngay khi kết thúc chuyến công tác bằng chứng từ đề nghị thanh toán; phiếu chi tiền và lệnh điều động công tác, có phù hợp và đúng quy định không? Về mức chi Công ty thực hiện chi trả theo quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công nhân viên của Công ty và phù hợp theo Hướng dẫn Thông tư 97/2010 ngày 06/07/2014 quy định về chế độ công tác phí; Mức chi phụ cấp công tác này không vượt mức quy định theo Thông tư 123/TT-BTC. Vậy thời điểm chi trả, mức chi phụ cấp và chứng từ chi như trên có hợp lệ và đủ để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN chưa? Nếu chưa cần thêm chứng từ gì?

Cục Thuế TP.Hồ Chí Minh:

Căn cứ khoản 1 và khoản 2.8 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN, trường hợp Công ty theo trình bày có phát sinh các khoản chi phí đi công tác (tiền vận chuyển), nếu các khoản chi này có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp thì được làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Trường người lao động đi công tác sử dụng phương tiện xe ôm, qua đò …không có hóa đơn chứng từ, Công ty có thể khoán tiền đi lại cho người lao động theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Về khoản phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Chứng từ giấy điều động đi Công tác, các chứng từ chi tiền…